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Collecter, gérer et citer ses références bibliographiques avec Zotero: Fichiers joints et notes

Guide d'utilisation au logiciel de gestion bibliographique Zotero

Créer des notes et les associer à vos références

Plusieurs possibilités s'offrent à vous pour créer des notes et les associer à vos références :

Editer une note

  • Cliquez sur Créer une nouvelle note, puis sur "Add standalone note"
  • Sélectionnez la note nouvellement créée
  • Saisissez votre texte à l'aide de l'éditeur présent sur le panneau de droite
  • Puis, pour rattacher cette note à un élément, faites la glisser sur la référence de votre choix. 

Vous pouvez également créer une note, en sélectionnant votre référence, puis en cliquant sur Créer une nouvelle noteet "Ajouter une note fille" ou utiliser l’onglet Notes sur le panneau droite de Zotero.

Ajouter une note

Enfin, vous pouvez faire un clic- droit sur la référence de votre choix et sélectionner "Ajouter une note".

Associer des références entre elles

Zotero propose une fonctionnalité pour créer des connexions (liens) entre plusieurs références, ce qui permet de reproduire localement un système d'"articles similaires ou connexes"

Pour associer des références entre elles :

  • Sélectionnez une référence
  • Dans le panneau de droite, choisissez l'onglet "Connexe"
  • Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez l’élément que vous désirez mettre en relation.
  • Utilisez le signe (-) pour supprimer une connexion entre deux éléments.

Vous vous sentez à l'étroit dans les capacités de stockage de Zotero ?

Cela arrive notamment si vous chargez les PDF en même temps que les références d'articles.

L'ouverture d'un compte gratuit sur Zotero vous alloue un espace de 300 Mo : vous arrivez vite au bout !

N'oubliez pas que vous avez la possibilité de n'envoyer que les références dans les nuages quand vous synchronisez : les PDF eux seront conservés sur le disque dur de votre ordinateur. Il faut le paramétrer dans les préférences : 

préférences Zotero

Si l'on veut absolument que tous les PDFs liés aux références conservées soient accessibles dès qu'on est connecté quelque soit l'ordinateur avec lequel on travaille, on aura intérêt à disposer d'un autre espace de stockage (espage de stockage du bureau ou bien un service de stockage commercial) et à connecter Zotero en ligne avec cet espace dans les nuages au moyen du protocole webdav

"WebDAV est une extension du protocole HTTP (le protocole que le web utilise), qui détermine le transfert et le management des fichiers. De nombreux services en ligne supportent WebDAV. Votre employeur ou votre institution de recherche peut le proposer ; il existe également de nombreux services en ligne qui supportent WebDAV, gratuitement ou non (iDisk d Apple, JungleDisk, BingoDisk)" (cf Aide en ligne Zotero)

Dropbox en lui-même n'est pas compatible avec le protocole webdav. Il faut au préalable se créer un compte (payant) sur le service Dropdav pour y arriver. La méthode est expliquée ici (noter qu'au départ cette solution était gratuite). Un export gratuit en webdav vers l'hébergeur box (10 Go de mémoire alloués pour un compte gratuit) est possible pour l'instant (suivre la méthode indiquée ici). Nous vous recommandons d'étudier les possibilités d'export par webdav vers votre espace de stockage pro avec votre DSI.

ci-dessus : une synchronisation par webdav entre Zotero et le service d'hébergement box

Dans tous les cas, vous pourrez accéder aux fichiers conservés de cette manière en vous connectant à ces espaces (serveur pro ou hébergeur commercial) mais vous ne les verrez pas apparaître sur le site Zotero en ligne.

Attacher des fichiers aux références

Il est très facile de joindre des fichiers (par exemple des PDF d'articles) aux références de votre bibliothèque Zotero.

Pour cela, il faut utiliser l'icône en forme de trombone Joindre des fichiers :

  1. Sélectionnez une référence
  2. Cliquez sur , le menu vous propose alors plusieurs possibilités :Menu joindre un fichier
    • Joindre une capture de la page courante => Capture et archive la page web courante en l'état (c'est à dire la page telle qu'elle était au moment de la consultation)
    • Joindre le lien vers la page courante => Ajoute un lien vers la page web consultée
    • Attach Stored Copy of File ("joindre et stocker une copie du fichier") =>  Copie et archive le fichier sélectionné dans un sous répertoire du dossier système de Zotero. Grâce à l'option de synchronisation Zotero , vous pourrez accéder à ces fichiers sur n'importe quel ordinateur que vous aurez synchronisé avec votre compte Zotero. Il s'agit ici de la meilleure option pour joindre un fichier à sa référence.
    • Attach Link to File ("joindre le lien vers le fichier) =>  Construit un lien entre la référence et un fichier stocké localement sur votre ordinateur (si vous déplacez ou supprimez le fichier, le lien entre ce fichier et la référence dans Zotero sera brisé)

Vous pouvez également faire un clic-droit sur la référence de votre choix, puis sélectionner "Ajouter une pièce jointe" 

Joindre un fichier

Synchroniser les fichiers PDF

Si vous avez synchronisé votre bibliothèque sur le serveur Zotero.org et que vous souhaitez que les fichiers le soient également, il est important de bien cocher les cases suivantes ( > Préférences (onglet synchronisation) :

  • Synchroniser les fichiers joints de Ma bibliothèque en utilisant > Zotero
  • Synchroniser les fichiers joints dans les bibliothèques de groupe en utilisant le stockage de Zotero

Lorsque vous créez un compte sur Zotero.org, vous obtenez gratuitement 300mo de stockage de fichiers. Il est possible de consulter l'état de ce stockage sur le site Zotero.org, dans les settings (onglet storage) de son compte (il est nécessaire de s'être identifié au préalable). Si vous souhaitez augmenter la capacité de stockage, il est possible de souscrire un abonnement auprès de Zotero.org.

Améliorer son travail sur Zotero avec Zotfile et Zutilo

ZOTFILE
Qu’est-ce que Zotfile ?
Un module complémentaire qui permet d’améliorer et de faciliter la gestion des  fichiers PDF joints aux références.
Pourquoi utiliser Zotfile ?
- pour renommer et homogénéiser automatiquement ses PDF en les ajoutant à ses références
- pour extraire les annotations qu'on aura faites sur ces PDF
- pour extraire le sommaire lorsqu'il existe
Comment accéder à Zotfile ?
Il est possible de le télécharger librement sur le site de Zotero (Rubrique : Import/Export of Item Metadata & Attachments) ou à partir de la page d'addons de Mozilla. Le module est disponible pour Zotero en mode extension de Firefox ou pour Zotero Standalone (fichier.xpi).

ZUTILO
Qu'est-ce que Zutilo ?
Une petite extension utile pour Zotero, qui lui ajoute certaines fonctionnalités. Les fonctionnalités apparaissent par clic droit sur les éléments concernés.
Pourquoi utiliser Zutilo ?
- pour récupérer des tags par copier-coller dans le presse-papier ou sur une autre référence
- pour relier, dans la collection, des références entre elles (cf. Onglet Connexe)
- pour voir le chemin par défaut du fichier attaché à la référence
- pour modifier le chemin par défaut du fichier attaché à la référence
- pour copier-coller les auteurs d'une référence dans le presse-papier
Comment accéder à Zutilo ?
Il est possible de le télécharger librement sur le site de Zotero (Rubrique : Interface Improvements) ou à partir de la page d'addons de Mozilla. Le module est disponible pour Zotero en mode extension de Firefox ou pour Zotero Standalone (fichier.xpi).

Comment utiliser Zotfile et Zutilo ?

  • Voir la vidéo ci-dessous

Source : Bibliothèques universitaires de Montréal, Août 2016, Licence de paternité Creative Commons (réutilisation autorisée)

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